Akreditasi bukan peristiwa satu hari. Ia adalah rangkaian kerja yang idealnya dimulai 12 bulan sebelum survei. Rumah sakit yang memahami tahapannya dapat menyusun jadwal realistis, membagi beban kerja, dan menghindari kepanikan menjelang kedatangan surveior.
Tiga fase besar
Regulasi membagi akreditasi menjadi tiga fase: persiapan, survei, dan pascasurvei. Berikut rinciannya dalam praktik.
Fase 1: Persiapan (bulan 1–9)
- Komitmen pimpinan. Pemilik dan direksi menetapkan target status, anggaran, dan jadwal. Keputusan dituangkan dalam SK.
- Pembentukan tim akreditasi. Tim inti dan kelompok kerja (pokja) per bab ditetapkan, lengkap dengan uraian tugas.
- Pelatihan pemahaman standar. Seluruh pokja dan kepala unit memahami STARKES serta cara membaca elemen penilaian.
- Penilaian mandiri (self assessment). Tiap pokja menilai pemenuhan EP dan mencatat kesenjangan.
- Rencana perbaikan. Kesenjangan diterjemahkan menjadi rencana kerja dengan penanggung jawab dan tenggat.
- Penyusunan dan revisi regulasi. Kebijakan, pedoman, panduan, dan SPO disusun atau diperbarui.
- Implementasi dan pengumpulan bukti. Regulasi dijalankan, dan buktinya dikumpulkan secara rutin, bukan dibuat mendadak.
- Simulasi survei. Telusur internal atau oleh pihak luar untuk menguji kesiapan.
Fase 2: Pendaftaran dan survei (bulan 9–12)
- Pendaftaran ke LPA. RS mendaftar melalui aplikasi LPA yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SINAR). Daftarkan minimal enam bulan sebelum sertifikat lama habis.
- Unggah data dan dokumen. Profil RS, data indikator mutu, dan dokumen yang diminta LPA diunggah sesuai jadwal.
- Penetapan jadwal dan tim surveior. LPA menetapkan tanggal dan surveior. RS menyiapkan ruang, jadwal telusur, dan pendamping.
- Pelaksanaan survei. Surveior melakukan telaah dokumen, telusur pasien dan sistem, observasi lapangan, dan wawancara. Durasi tergantung kelas dan ukuran RS.
- Exit conference. Surveior menyampaikan temuan umum. Catat dengan teliti karena ini bahan awal rencana perbaikan.
Fase 3: Pascasurvei
- Penetapan status. LPA menetapkan status Paripurna, Utama, Madya, atau tidak lulus, lalu menerbitkan sertifikat.
- Rencana Perbaikan Strategis (PPS). RS wajib menyusun rencana perbaikan atas rekomendasi surveior dan melaporkannya ke LPA.
- Survei verifikasi. LPA memantau pelaksanaan PPS sesuai ketentuan.
- Pelaporan mutu berkelanjutan. Indikator Nasional Mutu dan insiden keselamatan pasien terus dilaporkan sesuai regulasi.
Contoh garis waktu 12 bulan
| Bulan | Fokus utama |
| 1–2 | SK tim, pelatihan standar, self assessment |
| 3–5 | Revisi regulasi, sosialisasi ke unit |
| 4–9 | Implementasi, pengumpulan bukti, audit internal |
| 7–8 | Pendaftaran ke LPA |
| 9–10 | Simulasi survei dan perbaikan akhir |
| 11–12 | Survei akreditasi, exit conference |
| Setelahnya | PPS dan survei verifikasi |
Untuk reakreditasi, fase persiapan bisa lebih singkat bila rumah sakit menjaga mutu secara konsisten selama masa berlaku sertifikat.
Kunci keberhasilan
Jadwal hanya akan berjalan bila ada pemantauan rutin. Adakan rapat kemajuan mingguan tim inti dan rapat bulanan dengan direksi. Gunakan alat pemantau sederhana, misalnya Gantt chart atau lembar kerja status EP, agar hambatan cepat terlihat.
PT Ligar Mandiri Indonesia membantu RS menyusun rencana kerja akreditasi 12 bulan dan memantau pelaksanaannya. Hubungi 085716000879 · indonesialigarmandiri@gmail.com · www.ligarmandiriconsulting.com