Tim akreditasi adalah motor persiapan. Tim yang terlalu kecil akan kewalahan, sedangkan tim yang terlalu besar tanpa pembagian jelas justru lamban. Kuncinya adalah struktur yang ramping di pusat, tetapi menjangkau seluruh unit melalui kelompok kerja.
Struktur yang disarankan
Struktur yang lazim dan terbukti efektif terdiri atas tiga lapis:
- Pengarah – direktur dan jajaran direksi. Menetapkan target, menyediakan sumber daya, dan memutus hambatan lintas unit.
- Tim inti (koordinator akreditasi) – ketua, sekretaris, dan pengelola dokumen. Mengatur jadwal, memantau kemajuan, menjaga konsistensi format, dan menjadi penghubung dengan LPA.
- Kelompok kerja (pokja) per bab – misalnya pokja TKRS, KKS, MFK, PMKP, MRMIK, PPI, AKP, HPK, PP, PAP, PAB, PKPO, KE, SKP, dan Prognas. Satu orang dapat memimpin lebih dari satu pokja di RS kecil.
Tim inti sebaiknya diisi orang yang memahami sistem, rapi dalam administrasi, dan dihormati lintas profesi. Ketua tidak harus dokter, tetapi harus punya akses langsung ke direktur.
Siapa yang masuk pokja?
Komposisi pokja harus mencerminkan siapa yang menjalankan standar sehari-hari. Contoh:
| Pokja | Anggota yang disarankan |
| PPI | IPCN, dokter PPI, perwakilan perawat, laboratorium, sanitasi, laundry |
| PKPO | Apoteker, dokter, perawat, perwakilan komite farmasi dan terapi |
| MFK | Kepala IPSRS, K3RS, keamanan, rumah tangga, elektromedis |
| PAB | Dokter anestesi, dokter bedah, perawat kamar operasi |
| MRMIK | Kepala rekam medis, IT/SIMRS, perwakilan dokter dan perawat |
| PMKP | Komite mutu, perwakilan semua unit sebagai PIC data |
Tugas yang harus tertulis
Setiap pokja perlu SK dan uraian tugas yang jelas, minimal:
- Mempelajari standar dan elemen penilaian bab yang dipegang.
- Melakukan self assessment dan menyusun daftar kesenjangan.
- Menyusun atau merevisi regulasi bab tersebut.
- Menyosialisasikan regulasi ke unit terkait.
- Memantau implementasi dan mengumpulkan bukti.
- Menyiapkan anggota yang akan mendampingi surveior.
Ritme kerja
Tim yang efektif bekerja dengan ritme tetap:
- Mingguan – rapat tim inti dengan ketua pokja, membahas status EP dan hambatan.
- Dua mingguan – pokja bertemu internal untuk menyelesaikan target.
- Bulanan – laporan kemajuan ke direksi, lengkap dengan persentase pemenuhan per bab.
Gunakan satu lembar kerja bersama yang mencatat setiap EP: status (belum, proses, selesai), penanggung jawab, tenggat, dan lokasi bukti. Dengan satu sumber data, semua orang melihat gambaran yang sama.
Hindari jebakan umum
- Tim hanya di atas kertas. Anggota diangkat lewat SK tetapi tidak pernah dilibatkan.
- Semua dikerjakan tim inti. Dokumen rapi, tetapi unit tidak paham isinya dan gagal saat wawancara.
- Tanpa waktu khusus. Anggota tetap dibebani tugas penuh sehingga akreditasi selalu tertunda. Pertimbangkan alokasi jam kerja atau insentif.
- Format dokumen tidak seragam. Setiap pokja membuat format sendiri sehingga sulit ditelusuri. Tetapkan panduan tata naskah sejak awal.
Penutup
Tim akreditasi yang baik tidak bekerja untuk unit, tetapi bekerja bersama unit. Ketika setiap pokja diisi pelaksana nyata dan dipantau dengan ritme jelas, persiapan berjalan terukur dan rumah sakit menjadi lebih siap menghadapi survei.
PT Ligar Mandiri Indonesia dapat membantu menyusun SK, uraian tugas, dan sistem pemantauan tim akreditasi RS Anda. Hubungi 085716000879 · indonesialigarmandiri@gmail.com · www.ligarmandiriconsulting.com