Semakin banyak klinik bekerja sama dengan asuransi swasta, perusahaan, dan BPJS Kesehatan untuk layanan nonkapitasi atau rujukan, semakin besar porsi pendapatan yang berbentuk piutang. Layanan sudah diberikan, biaya sudah keluar, tetapi uangnya baru masuk beberapa minggu atau bulan kemudian. Tanpa pengelolaan yang baik, piutang bisa menjadi lubang yang menyedot kas klinik.
Mengapa piutang klinik membengkak?
- Berkas klaim tidak lengkap — surat jaminan, resume medis, atau tanda tangan pasien terlewat, sehingga klaim dikembalikan.
- Keterlambatan pengajuan — klaim baru dikirim jauh setelah layanan karena menunggu berkas terkumpul.
- Selisih tarif — tagihan memakai tarif yang tidak sesuai kontrak, sehingga penjamin menunda pembayaran atau hanya membayar sebagian.
- Layanan di luar cakupan — klinik memberikan layanan yang tidak ditanggung polis tanpa persetujuan pasien untuk membayar selisihnya.
- Tidak ada pemantauan — klaim yang sudah dikirim tidak ditindaklanjuti sampai pembayaran diterima.
Bangun proses klaim dari pintu depan
Pengelolaan piutang dimulai saat pasien mendaftar, bukan saat tagihan dikirim.
- Verifikasi kepesertaan. Petugas pendaftaran memeriksa status kepesertaan, cakupan manfaat, dan kebutuhan surat jaminan sebelum layanan diberikan.
- Informasikan biaya di luar tanggungan. Bila ada layanan yang tidak ditanggung, mintalah persetujuan tertulis pasien untuk membayar sendiri.
- Lengkapi dokumen saat itu juga. Gunakan daftar periksa per penjamin agar semua dokumen terkumpul sebelum pasien pulang.
- Kirim klaim dalam batas waktu yang disepakati. Tetapkan target internal, misalnya klaim bulan berjalan dikirim paling lambat minggu pertama bulan berikutnya, dengan tetap memperhatikan tenggat dalam perjanjian kerja sama.
Pantau dengan analisis umur piutang
Susun laporan umur piutang setiap bulan, dikelompokkan per penjamin:
| Umur piutang | Tindakan |
| 0–30 hari | Pantau normal |
| 31–60 hari | Konfirmasi status klaim ke penjamin |
| 61–90 hari | Eskalasi ke pejabat penjamin dan telusuri penyebab |
| > 90 hari | Tindakan khusus: rapat rekonsiliasi, peninjauan kerja sama, pencadangan kerugian |
Laporan ini menunjukkan penjamin mana yang paling lambat membayar dan menjadi dasar negosiasi saat kontrak diperbarui.
Tangani klaim yang ditolak atau dikembalikan
Catat setiap klaim yang ditolak beserta alasannya. Setelah tiga bulan, pola akan terlihat: apakah masalahnya di administrasi pendaftaran, kelengkapan rekam medis, atau pemahaman kontrak. Perbaikan proses pada akar masalah jauh lebih efektif daripada memperbaiki klaim satu per satu.
Atur syarat pembayaran dalam kontrak
Saat bernegosiasi dengan perusahaan atau asuransi, perhatikan klausul pembayaran: berapa hari jatuh tempo setelah klaim diterima, apa konsekuensi keterlambatan, dan bagaimana mekanisme penyelesaian selisih. Untuk perusahaan kecil dengan riwayat pembayaran lambat, pertimbangkan sistem deposit atau pembayaran di muka.
Tetapkan penanggung jawab
Piutang yang menjadi tanggung jawab semua orang pada akhirnya tidak diurus siapa pun. Tunjuk petugas penagihan dengan target umur piutang yang jelas, dan berikan akses pada data klaim serta kontak di pihak penjamin.
Penutup
Piutang adalah pendapatan yang belum menjadi kas. Dengan proses klaim yang rapi sejak pendaftaran, pemantauan umur piutang, dan penanganan klaim tertolak yang sistematis, klinik dapat mempercepat perputaran kas dan mengurangi risiko pendapatan yang tidak tertagih.