Di banyak klinik, obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) menyerap porsi besar dari total biaya, sering kali menjadi komponen terbesar kedua setelah SDM. Ironisnya, pengelolaannya kerap diserahkan sepenuhnya pada kebiasaan: beli saat stok habis, pesan dari distributor langganan, dan simpan sebanyak mungkin agar aman. Hasilnya adalah pemborosan yang tidak terlihat.
Di mana kebocoran terjadi?
- Obat kedaluwarsa — dibeli terlalu banyak, lalu tidak terpakai sebelum tanggal kedaluwarsa.
- Stok mati — obat yang dibeli untuk dokter tertentu lalu tidak lagi diresepkan setelah dokter tersebut berhenti praktik.
- Harga beli tidak kompetitif — tidak pernah membandingkan penawaran beberapa distributor.
- Selisih stok — jumlah fisik berbeda dengan catatan karena pencatatan tidak disiplin, pemakaian tidak tercatat, atau kehilangan.
- Peresepan tidak rasional — penggunaan obat yang tidak diperlukan, terutama pada layanan dengan pembayaran paket seperti kapitasi atau INA-CBG.
Lima langkah pengendalian
- Susun formularium klinik. Formularium adalah daftar obat yang disepakati untuk digunakan di klinik, disusun bersama dokter dan apoteker. Dengan formularium, jumlah item obat lebih terkendali, pembelian bisa dikonsolidasikan, dan stok mati berkurang. Untuk layanan JKN, formularium klinik perlu selaras dengan Formularium Nasional.
- Lakukan analisis ABC-VEN. Analisis ABC mengelompokkan obat berdasarkan nilai pemakaian: kelompok A biasanya hanya sekitar 10–20% item tetapi menyerap sekitar 70–80% nilai belanja. Analisis VEN mengelompokkan berdasarkan kepentingan klinis: vital, esensial, dan nonesensial. Gabungan keduanya menunjukkan di mana pengawasan paling ketat diperlukan dan item mana yang tidak boleh sampai kosong.
- Tetapkan stok minimum dan maksimum. Hitung kebutuhan rata-rata harian, tambahkan waktu tunggu pengiriman dan stok pengaman. Pesanan dilakukan saat stok menyentuh batas minimum, dan jumlahnya tidak melebihi batas maksimum. Cara ini menekan kekosongan sekaligus penumpukan.
- Bandingkan pemasok secara berkala. Minta penawaran dari beberapa distributor resmi minimal setahun sekali untuk item kelompok A. Selain harga, perhatikan ketepatan waktu pengiriman, tempo pembayaran, dan kebijakan retur obat yang mendekati kedaluwarsa.
- Lakukan stock opname rutin. Hitung fisik stok setidaknya setiap bulan untuk item bernilai tinggi dan setiap tiga bulan untuk seluruh item. Selisih yang ditemukan harus ditelusuri penyebabnya, bukan sekadar disesuaikan di catatan.
Terapkan FEFO
Gunakan prinsip First Expired, First Out: obat dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat dikeluarkan lebih dulu. Tandai obat yang akan kedaluwarsa dalam tiga bulan dan informasikan kepada dokter agar dapat diprioritaskan, atau koordinasikan retur ke distributor bila perjanjian memungkinkan.
Pantau dengan indikator sederhana
- Persentase biaya obat terhadap pendapatan farmasi.
- Nilai obat kedaluwarsa per bulan.
- Perputaran persediaan (berapa kali stok berganti dalam setahun).
- Selisih hasil stock opname.
- Rata-rata nilai resep per kunjungan, dipisahkan per dokter dan per jenis penjamin.
Indikator terakhir perlu disampaikan dengan bijak. Tujuannya bukan menekan dokter, tetapi membuka diskusi tentang pola peresepan yang efektif dan rasional.
Libatkan apoteker sebagai mitra manajemen
Apoteker bukan hanya penanggung jawab teknis kefarmasian, tetapi juga mitra strategis dalam pengendalian biaya. Berikan apoteker akses pada data pembelian, pemakaian, dan harga agar dapat memberikan rekomendasi pengadaan yang efisien.
Penutup
Pengendalian obat dan BMHP tidak membutuhkan investasi besar, tetapi menuntut disiplin: formularium yang jelas, stok yang terukur, pemasok yang kompetitif, dan pencatatan yang rapi. Penghematan yang dihasilkan langsung meningkatkan margin klinik tanpa harus menaikkan tarif.