Temuan Audit

Definisi Temuan Audit

Temuan audit adalah himpunan data dan informasi yang dikumpulkan, diolah dan  diuji selama melaksanakan tugas audit atas kegiatan instansi tertentu yang  disajikan secara analitis menurut unsur- unsurnya yang dianggap bermanfaat bagi  pihak-pihak yang berkepentingan.

Elemen- elemen Temuan Audit  (Elements Of Audit Findings)

  • Kriteria (criteria) : tujuan & sasaran serta kualitas pencapaian.
  • Kondisi (condition) : merupakan jantungnya temuan.
  • Penyebab (cause) : memerlukan latihan pemecahan masalah (problem solving).
  • Dampak (effect) :
  • Temuan tentang keekonomisan & efisiensi : diukur dalam $ atau Rp.
  • Temuan tentang keefektivan : ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir.
  • Kesimpulan (conclusion) : harus didukung dengan fakta.
  • Rekomendasi (recommendation) : tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen untuk memperbaiki kondisi yang salah atau memperkuat sistem pengendalian intern.

Sifat Temuan Audit

Selama pelaksanaan pekerjaan mereka, auditor internal mengidentifikasi kondisi-kondisi yang membutuhkan tindakan perbaikan. Penyimpangan-penyimpangan dari norma-norma atau kriteria yang dapat diterima disebut temuan audit (audit findings).

Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuan-temuan tersebui dapat menggambarkan:

  • Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dilakukan, seperti pengiriman yang dilakukan tetapi tidak ditagih.
  • Tindakan-tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya sendiri.
  • Tindakan-tindakan tercela, seperti membayar barang dan perlengkapan pada tarif yang telah diganti dengan tarif yang lebih rendah pada kontrak yang lebih menguntungkan.
  • Sistem yang tidak memuaskan, seperti diterimanya tindak lanjut yang seragam untuk klaim asuransi yang belum diterima padahal klaim tersebut bervariasi dalam jumlah dan signifikansinya.
  • Eksposur-eksposur risiko yang harus dipertimbangkan.

Meskipun temuan-temuan audit sering kali disebut sebagai “kekurangan” (deficiency), audit internal merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif; dan Standar awal kelihatannya setuju dengan hal ini (lihat 430.04). Dalam kenyataannya, bahkan istilah “temuan” dianggap terlalu negatif di tempat. Kata-kata seperti “kondisi” dianggap lebih nyaman dan tidak memberi ancaman, serta tidak menimbulkan tanggapan defensif di pihak klien.

Walaupun sebutannya bisa bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain, konsep dasar universal. Apa pun nama yang diberikan, suatu temuan audit menjelaskan sesuatu yang saat ini atau pada masa lalu mengandung kesalahan, atau sesuatu yang kemungkinan akan terjadi kesalahan.

Standar

Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (SPPIA) dalam Standar 2310 menyatakan:

“Auditor internal harus mengidentifikasi informasi yang memadai, andal, relevan, dan untuk mencapai tujuan penugasan”.

Practice Advisory 2410-1 dari Standar, “Kriteria Komunikasi,” memperluas arahan mjd:

  1. Komunikasi akhir penugasan bisa mencakup informasi latar belakang dan ringkasan. Inf latar belakang bisa mengidentifikasi unit-unit organisasional dan aktivitas-aktivitas yang serta memberikan informasi penjelasan yang relevan. Informasi ini juga bisa mencakup pengamatan, kesimpulan, dan rekomendasi dari laporan-laporan sebelumnya. Juga bisa terdapat indikasi mengenai apakah laporan tersebut mencakup penugasan yang dijadwalkan atau tanggapan atas suatu permintaan. Ringkasan, jika tercakup, harus menjadi representasi penyeimbang dari isi komunikasi penugasan.
  2. Hasil-hasil harus mencakup observasi, kesimpulan (opini), rekomendasi, dan rencana-rencana tindakan.
  3. Observasi adalah pernyataan fakta yang berkaitan. Observasi-observasi yang penting mendukung atau mencegah kesalah pahaman pada kesimpulan dan rekomendasi auditor internal harus tercakup dalam komunikasi penugasan akhir. Observasi atau rekomendasi yang kurang signifikan bisa dikomunikasikan secara informal.
  4. Observasi dan rekomendasi penugasan timbul dari proses perbandingan apa yang seharusnya dengan apa yang terjadi. Ada atau tidak ada perbedaan, auditor internal memiliki fondasi untuk membangun laporan. jika kondisi memenuhi kriteria, pengakuan atas kinerja yang memuaskan ini bisa dimasukan dalam komunikasi penugasan. Observasi dan rekomendasi harus didasarkan  pada atribut-atribut berikut ini:
  • Kriteria: Standar, ukuran, atau ekspektasi yang digunakan dalam melakukan evaluasi atau verifikasi (apa yang seharusnya ada).
  • Kondisi: Bukti faktual yang ditemukan auditor internal pada saat pengujian (apa yang ada).
  • Penyebab: Alasan perbedaan antara apa yang diharapkan dan kondisi aktual (mengapa ada perbedaan).
  • Dampak: Risiko atau eksposur yang dihadapi organisasi dan/atau yang lainnya karena kondisi tidak sama dengan kriteria (dampak perbedaan). Dalam menentukan tingkat risiko atau eksposur, auditor internal harus mempertimbangkan dampak observasi dan rekomendasi penugasan mereka terhadap laporan keuangan organisasi.
  • Observasi dan rekomendasi juga bisa mencakup penyelesaian penugasan klien, hal-hal terkait, dan informasi pendukung jika tidak terkandung di laporan manapun.

Sehubungan dengan pelaporan aktual, Practice Advisory 2420-1 dari Standar, “Kualitas Kriteria Komunikasi” menyatakan:

  1. Komunikasi objektif bersifat faktual, tidak bias, dan bebas dari distorsi. Observasi, kesimpulan, dan rekomendasi harus dimasukkan tanpa prasangka.
  2. Komunikasi yang jelas mudah dipahami dan bersifat logis. Kejelasan bisa ditingkatkan dengan menghindari bahasa teknis yang tidak perlu dan memberikan informasi pendukung yang memadai.
  3. Komunikasi ringkas langsung ke sasaran dan menghindari rincian yang tidak perlu. Komunikasi seperti ini mengemukakan pikiran secara lengkap dalam kata-kata yang sesedikit mungkin.
  4. Komunikasi konstruktif adalah komunikasi yang isi dan nadanya membantu klien dan organisasi menuju perbaikan jika diperlukan.
  5. Komunikasi tepat waktu adalah komunikasi yang dikeluarkan tanpa penundaan dan memungkinkan efektif segera.

Saran-saran Perbaikan

Auditor juga menghadapi transaksi atau kondisi yang mungkin secara intrinsik tidak salah, tetapi bisa ditingkatkan.Misalnya membayar produk yang tidak pernah diterima jelas adalah kesalahan. Jika cukup uang banyak uang yang terlibat, maka jelas hal ini merupakan temuan audit yang dapat dilaporkan.

Manajer operasi akan merasa sulit untuk menentang pendapat auditor bahwa pembayaran atas barang diterima merupakan temuan audit yang valid. Namun akan tidak adil untuk menerapkan label yang sama ke saran-saran untuk menyederhanakan memo penerimaan yang tidak menyebabkan kesalahan. Perbaikan-perbaikan untuk hal-hal seperti ini harus dipisahkan.

Di beberapa organisasi hal ini dilaporkan sebagai “saran-saran untuk perbaikan” (suggestions for impropvement). Saran-saran ini tidak memerlukan rekomendasi perbaikan kesalahan dan tidak mengandung konotasi temuan kesalahan dari temuan-temuan audit.

Temuan-temuan Audit yang Dapat Dilaporkan

Tidak setiap kelemahaan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Beberapa bersifat kecil dan tidak membutuhkan perhatian manajemen. Semua temuan audit yang bisi haruslah:

  • Cukup signifikan agar layak dilaporkan ke manajemen.
  • Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai, kompeten, dan relevan.
  • Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka
  • Relevan dengan masalah-masalah yang ada.
  • Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan.

Jelaslah karakteristik-karakteristik ini akan diinterpretasikan secara subjektif. Apa yan sebagai kelemahan signifikan bagi satu individu bisa jadi dianggap tidak signifikan bagi yang kata seperti objektif, meyakinkan, wajar, dan logis memiliki konotasi yang berbeda bagi berbeda

Pengujiannya adalah untuk memproyeksikan bagaimana kelemahan-kelemahan tersebut akan diperhatikan oleh orang-orang yang memiliki sifat wajar dan berhati-hati pada kondisi-kondisi, karena auditor internal menilai kondisi yang serupa.  Karena auditor internal menilai kondisi kelemahan, maka mereka harus bertanya kepada diri  mereka sendiri. “Seandainya ini adalah organisasi atau lembaga saya, dan seandainya saja saya ada atau komisaris yang menilai kondisi ini, apa yang akan saya lakukan?’

Pendekatan untuk Mengonstruksi Temuan

Mengembangkan fakta-fakta dan rincian menjadi temuan audit yang signifikan dan dapat dilaporkan membutuhkan keahlian. Hal ini membutuhkan perbedaan berdasarkan pengalaman. Apa yang dianggap kelemahan serius bagi orang awam bisa jadi merupakan hal sepele bagi seorang auditor internal yang professional.

Auditor internal harus realistis dan adil dalam pertimbangan dan kesimpulan mereka. Mereka harus memiliki naluri bisnis yang baik untuk mengembangkan temuan-temuan mereka. Karena mereka membuat dan melaporkan temuan audit, auditor internal harus mempertimbangkan faktor-faktor ini :

  • Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis. Auditor internal harus rnempertimbangkan keadaan-keadaan yang ada pada saat kelemahan terjadi. Keputusan nanajemen didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia saat ini. Auditor internal seharusnya tidak mengkritik suatu kebijakan hanya karena mereka tidak setuju atau karena mereka memilik informasi baru yang tidak tersedia bagi pengambil keputusan. Auditor internal seharusnya tidak mengganti pertimbangan audit dengan pertimbangan manajemen.
  • Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti. Jika sebuah temuan audit belum dibuktikan secara mendalam untuk memuaskan seseorang yang objektif dan wajar maka temuan ini tidak bisa dilaporkan.
  • Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100 persen.
  • Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit. Mereka harus memeriksa dengan teliti untuk menemukan alasan-alasan yang mengandung kesalahan. Auditor internal, seperti halnya pendukung pernyataan lainnya, akan tergoda untuk merasionalkan interpretasi untuk mendukung temuan mereka. Setelah menghabiskan banyak waktu dan tenaga, auditor cenderung melindungi & dan mempertahankan temuan mereka menghadapi pertanyaan-pertanyaan sempurna yang logis. Akan tetapi, temuan-temuan tersebut mungkin tidak dapat dipertahankan dengan berjalannya waktu atau bila dihadapkan pada pertanyaan-pertanyaan yang lengkap.

Tingkat Signifikansi Temuan

Tidak ada dua temuan yang benar-benar sama. Setiap temuan mencerminkan tingkat kerugin risiko aktual atau potensialnya masing-masing. Menempatkan penekanan yang sama pada kelebihan  sebesar $100.000 jelas tidak logis. Jadi auditor harus mempertimbangkan tingkat kerusakan yang bisa atau telah disebabkan oleh suatu kelemahan sebelum mengomunikasikannya dengan manajemen. Untuk kebanyakan tujuan, temuan-temuan audit bisa diklasifikasikan menjadi tidak signifikan, menjadi  tidak signifikan, kecil, atau besar.

Temuan-temuan Tidak Signifikan

Temuan yang tidak signifikan (insignificant findings)—semacam kesalahan klerikal yang semua organisasi—tidak memerlukan tindakan formal. Dalam kenyataannya, memasukkan temuan seperti ini ke dalam laporan audit formal akan menjadi tidak produktif karena akan mengaburkan ­temuan signifikan yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar. Hal ini juga akan semakin mengukuhkan citra auditor internal sebagai seorang yang hanya memerhatikan hal-hal kecil.

Masalah-masalah yang tidak signifikan seharusnya tidak disembunyikan atau dilewatkan. Tindakan yang dapat dilakukan adalah :

(1) Mendiskusikan masalah tersebut dengan orang yang bertaanggung jawab.

(2) Melihat apakah situasi tersebut telah diperbaiki.

(3) Mencatat hal tersebut dalam kertas kerja.

(4) Tidak memasukkan penyimpangan kecil tersebut ke dalam laporan audit internal resmi. Tidak diambilnya beberapa diskon pembelian acak oleh pegawai utang usaha dapat dianggap kesalat tidak signifikan.

Temuan-temuan Kecil

Temuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan semata-mata kesalahan manusiawi yang bersifat acak. Jika tidak diperbaiki, maka akan berlanjut, sehingga merugikan, dan walaupun tidak mengganggu tujuan operasi organisasi, namun cukup signifikan untuk diperhatikan oleh manajemen.

Seorang pegawai yang telah mencampuradukan kas kecil pribadi dengan milik organisasi melanggar aturan organisasi dan pihak praktik bisnis yang baik. Tentu hal ini harus dilaporkan dan diperbaiki, kalau tidak, maka akan terus berlanjut atau menyebar.

Temuan-temuan Besar

Temuan-temuan besar (mayor findings) adalah temuan yang akan menghalangi pencapain tujuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. Misalnya salah satu tujuan utama departemen utang usaha adalah hanya membayar utang-utang yang benar-benar syah.

Sistem control yang lemah mengakibatkan kesalahan pembayaran sebesar $ 500.000 mencerminkan kelemahan yang bisa menghalangi departemen mencapai tujuan utama. Oleh karena itu, hal ini merupakan temuan audit yang besar dan harus dilaporkan.

Elemen-elemen Temuan Audit

Auditor internal bukanlah orang yang maha tahu, dan mereka tidak bisa diharapkan untuk mengetahui semua hal tentang operasi yang sedang diaudit. Pengetahuan tentang temuan audit yang dapat dilaporkan merupakan masalah lain, karena auditor internal memepertentangkan kelayakan status quo. Mereka mencari system atau transaksi yang tidak memenuhi standar operasi yang berlaku. Tetapi auditor internal bisa mengharapkan adanya tantangan dan mereka harus mengetahui lebih banyak tentang temuan-temuan audit mereka. Fakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah meyakinkan kreterianya dapat diterima, dan logika yang digunakan juga harus meyakinkan.

Kelayakan tindakan yang mereka lakukan paling baik diukur dengan membandingkannya beberapa kreteria. Sama halnya dengan pengembangan temuan audit. Jika temuan yang dikemb memenuhi semua standar audit yang dapat diterima, maka temuan tersebut akan menjadi logli dan meyakinkan. Temuan tersebut akan memberikan stimulus untuk memotivasi tindakan per Jika ada yang hilang dari temuan yang dilaporkan, maka temuan tersebut bisa dipertentang berakibat pada tindakan yang tidak menyenangkan atau bahkan tidak ada tindakan sama sekali.

Kebanyakan temuan audit harus mencakup elemen-elemen tertentu, termasuk latar belakang, kreteria kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. Setiap temuan audit yang mencakup ele elemen ini, baik eksplisit maupun implisit, akan menjadi argumen yang kuat untuk dilaku tindakan perbaikan. Temuan tersebut akan menunjuldcan bahwa tidak ada rintangan yang dibiarkan dalam menyajikan masalah dan solusinya. Pada beberapa kasus yang unik, elemen “penyebab” mungkin tidak tepat. Suatu masalah mungkin diakibatkan oleh kondisi tertentu.

Kesimpulan

Kesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta; namun harus merupakan pertimbangam profesional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. Dalam membuat kesimpulan, auditor internal jelas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi. Jika auditor internal secara konsisten menyajikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kinerja yang baru dan tingkatan kinerja yang lebih tinggi, mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produksi, menghilangkan pekerjaan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggar. meningkatkan jasa, dan meningkatkan posisi kompetitif organisasi, maka audit internal jelas bernilai.

Kesimpulan dapat menekankan pemahaman auditor atas usaha organisasi dan hubungan fungsi yang diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan dapat dan seharusnya menyajikan tindakan potensial dan menunjukkan bahwa manfaat memperbaiki kesalahan akan melebihi biayanya. Besarnya kerugian yang ditunjukkan pada bagian dampak merupakan dasar dibutuhkannya tindakan perbaikan. Misalnya:

Temuan menuntun auditor untuk menyimpulkan bahwa prosedur-prosedur harus diperbaiki. Meteran di atas usia tertentu harus diawasi, dan yang tidak memenuhi standar harus diganti. Instruksi dan pengawasan harus diberikan kepada pengawas sehingga kinerja mereka bisa ditingkatkan.

Pencatatan Temuan Audit

Auditor internal yang ingin memastikan bahwa mereka telah sepenuhnya mempertin elemen-elemen temuan audit bisa mengandalkan pada suatu bentuk laporan atau sarana agar mereka tetap bisa menelusurinya. Laporan tersebut juga bisa menjadi sarana bagi penyelia guna menentukan apakah semua langkah yang diperlukan untuk menghasilkan temuan audit dikembangkan dengan baik telah diambil.

Aktivitas Pencatatan Temuan Audit Internal (Internal Audit Activity Record of Audit Findings) ditunjukkan pada form catatan audit internal sebagai suatu contoh laporan tersebut. Laporan tersebut dengan tujuan yang telah dijelaskan dan memberi ruang untuk:

  • Mengidentifikasi organisasi yang bertanggung jawab.
  • Memberi nomor identifikasi untuk temuan tertentu dan suatu rujukan untuk kerja pendukung.
  • Memberi pernyataan singkat mengenai kondisi.
  • Mengidentifikasi kreteria standar yang diterapkan untuk menilai kondisi.
  • Menunjukkan apakah temuan tersebut merupakan pengulangan dari sesuatu yang ditemukan audit sebelumnya.
  • Menyatakan arah, prosedur, atau instruksi kerja yang berkaitan dengan temuan tersebut.
  • Meringkas pengujian audit dan jumlah kelemahan yang ditemukan.
  • Menunjukkan penyebab—mengapa penyimpangan terjadi.
  • Menjelaskan dampak, aktual maupun potensial, dari kondisi tersebut.
  • Menyatakan tindakan perbaikan yang diusulkan dan/atau yang diambil.
  • Mencatat pembahasan dengan karyawan klien dan mencatat tanggapan-tanggapan mereka(setuju, tidak setuju), dan sifat tindakan, jika ada, yang mereka usulkan untuk diambil.

Laporan Pencatatan Temuan Audit (Record of Audit Findings—RAF) memberikan fleksibiliti RAF bisa diurutkan atau diurut ulang untuk memfasilitasi pelaporan formal. Laporan tersebut memberikan acuan untuk pembahasan, karena mencakup kebanyakan informasi yang dil dalam satu lembar untuk menjelaskan masalah.

Laporan tersebut juga berfungsi sebagai untuk mengingatkan auditor semua yang diperlukan untuk memperoleh informasi untuk tern dibuat secara mendalam. RAF juga harus diselesaikan di lapangan sehingga setiap elemen ya atau tidak lengkap bisa diperbaiki tanpa membutuhkan kunjungan ulang ke tempat yang diaudit.

Melaporkan Temuan Audit

Record of Audit Findings-RAF,  dan abstraksi telah digunakan lebih dari sekadar sebagai pencatatan temuan atau pengkomunikasian ke klien. Laporan tersebut telah diakumulasikan berurutan secara logis berdasarkan pengelompokan menurut subjek, lokasi, atau unit yang diaudit dan kemudian diserahkan manajemen melalui ringkasan eksekutif satu halaman. Ringkasan ini menjelaskan lingkup audit, menyajikan opini audit secara keseluruhan, dan menyajikan penilaian auditor atas operasi yang diaudit.

Format pelaporan ini menekankan pada kelemahan-kelemahan. Pelaporan ini menawarkan dari pelaporan segera setelah pekerjaan lapangan diselesaikan, tetapi apa yang diperoleh clan yang cepat bisa jadi sia-sia bila hubungan auditor-klien tidak menguntungkan. Auditor bisa posisi memberikan kritik atau celaan, bukan sebagai pengamat objektif yang memerha maupun sisi buruk. Dampak yang tidak menguntungkan ini dapat diseimbangkan oleh tanggapan yang objektif pada ringkasan eksekutif. Hal tersebut juga dapat dinetralkan pembahasan interim mengenai RAF dengan klien.

0 Comments

Lewat ke baris perkakas