Pelaporan Audit

Bagian akhir dari proses audit adalah pelaporan hasil audit. Laporan adalah kesempatan bagi auditor untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Begitulah seharusnya cara seorang auditor memandang pelaporan-sebagai sebuah kesempatan, dan bukan sebuah tugas yang membosankan-kesempatan yang sempurna untuk menunjukkan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat memberikan bantuan. Seringkali auditor membuka kesempatan emas yang mampu membuka mata manajemen ini, untuk menunjukkan kepada manajemen apa-apa yang telah capai dan apa-apa yang dapat mereka capai, untuk menjelaskan hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh manajemen. Auditor membuang kesempatan ini dengan menggunakan cara penulisan yang datar, membuat gunung dari tumpukan-tumpukan hal-hal yang tak berguna, merasa puas atas format pelaporan yang tidak menarik, membuat tuduhan-tuduhan yang tidak dapat menahan sanggahan, mengambil kesimpulan-kesimpulan yang tidak berdasar dan logis, serta melaporkan temuan tanpa memberikan solusinya. Auditor hendaknya menggunakan laporan-laporan mereka seperti seorang vendor yang menggunakan sebuah kesempatan untuk mempresentasikan produk-produknya kepada direktur suatu perusahaan; sebuah peluang untuk melakukan presentasi yang telah disiapkan, teuji, dan tervisualisasi dengan baik. Dalam kondisi ini, laporan audit memiliki tiga fungsi yaitu : pertama, untuk mengomunikasikan; kedua, untuk menjelaskan; dan ketiga, untuk mempengaruhi dan, jika diperlukan, meminta dilakukannya suatu tindakan.  Tetapi manajemen harus terlebih dahulu ingin untuk membaca atau mendengar laporan audit tersebut. Agar suatu komunikasi dapat menjadi efektif, saluran-saluran yang tersedia harus jelas dan media yang digunakan harus tajam dan mudah untuk dipahami. Kisah yang diceritakan harus sepadan dengan isinya; telah banyak usaha audit yang konstruktif dan dikerjakan dengan keahlian ternyata tenggelam dalam pelaporan yang buruk. Auditor yang mempertajam teknik-teknik audit mereka tetapi membiarkan laporan mereka membosankan, tidak akan mampu menembus lingkaran manajemen yang kepada siapa kisah mereka seharusnya diceritakan.

Ketika manajemen memberi kesempatan, auditor harus ingat bahwa mereka adalah tenaga pemasaran. Oleh karena itu, mereka harus berusaha untuk persuasive-melalui teknik-teknik motivasi dan gaya yang mereka gunakan. Mereka harus mempertegas hal-hal yang tidak material. Mereka harus mengetengahkan perlunya pengambilan tindakan, menjelaskan tindakan itu, serta menjelaskan keuntungan-keuntungan dan kerugian yang terjadi jika tidak melaksanakannya.

Laporan audit dapat menjadi sebuah instrument yang kuat jika dibuat dan dipergunakan dengan baik. Laporan audit dapat menciptakan kesan keprofesionaan audit Laporan tersebut dapat memberitahukan kepada klien-manajemen senior-mengenai kejadian-kejadian penting yang tidak akan mereka ketahui kecuali jika diberitahukan. Laporan audit dapat mengubah pandangan. Laporan audit dapat mendorong dilakukannya tindakan.

Laporan audit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, memiliki tiga tujuan utama. Jika auditor tidak mencapai tujuan ini, laporan mereka hanya akan membuang-buang waktu saja. Di dalam laporannya, auditor hendaknya berusaha untuk :

Menginformasikan           Menceritakan hal-hal yang mereka temui

Mempengaruhi                 Meyakinkan manajemen mengenai nilai dan validitas dari temuan audit.

Memberikan hasil             Menggerakkan manajemen kea rah perubahan dan perbaikan

Karenanya laporan tersebut sebaiknya mempresentasikan temuan audit dengan jelas dan sederhana. Laporan audit harus mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasive. Laporan harus memberikan arah pada pengambilan keputusan manajemen dengan memberikan rekomendasi perbaikan. Hasil akhir ini dapat dicapai dengan menggunakan cara-cara berikut ini :

 

Sasaran                              Cara

Menginformasikan             Menciptakan kesadaran

Mempengaruhi                   Mendapat penerimaan; menciptakan dukungan

Memberikan hasil               Mendorong pelaksanaan tindakan

Tujuan dari laporan audit adalah untuk menyediakan cara-cara di atas. Laporan tersebut sebaiknya menciptakan di pikiran pembacanya keyakinan bahwa (1) apa yang dilaporkan dapat dipercaya, dan (2) apa yang direkomendasikan adalah valid dan berharga.

Untuk melaksanakan cara-cara itu, dibutuhkan unsur-unsur berikut ini di dalam laporan audit:

Cara                                   Unsur

Kesadaran                          Identifikasi kesulitan dengan jelas dan dapat dipahami, atau kesempatan untuk perbaikan

Penerimaan/dukungan       Dukungan persuasif dan nyata untuk kesimpulan dan bukti atas pentingnya nilai mereka

Tindakan                            Memberikan cara-cara yang membangun dan praktis dalam mencapai perubahan yang diinginkan.

Untuk mengembangkan kesadaran, laporan hendaknya menjelaskan kondisi yang ditemui dan membandingkannya dengan beberapa kriteria tindakan yang dapat diterima. Untuk dapat diterima oleh manajemen, laporan harus secara meyakinkan menunjukkan dampak nyata atau dampak potensial dari kondisi tersebut. Untuk membantu manajemen mengambil tindakan perbaikan yang memadai, laporan hendaknya menunjukkan penyebab dari kesulitan; tidak hanya dari yang tampak di depan mata, tetapi juga masalah mendasarnya. Dan untuk meningkatkan kemungkinan dilakukannya tindakan perbaikan, laporan hendaknya memberikan beberapa rekomendasi – beberapa cara untuk menyelesaikan permasalahannya.

  1. Penyajian Laporan

Ada dua penyajian laporan audit manajemen, yaitu : (a) cara penyajian yang mengikuti informasi yang diperoleh dalam setiap tahapan audit, dan (b) cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang menitikberatkan penyajian kepada kepentingan para pembaca (pengguna) laporan hasil audit ini.

Penyajian laporan mengikuti arus informasi

Dalam cara ini, auditor menyajikan hasil auditnya dalam laporan berdasarkan informasi yang diperoleh sesuai dengan tahapan-tahapan audit yang dilakukan. Seperti diketahui, seorang auditor memperoleh informasi melalui tahapan-tahapan audit sebagai berikut:

  1. Pengumpulan informasi latar belakang pada tahap audit pendahuluan
  2. Menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya berdasarkan hasil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen.
  3. Pengumpulan bukti-bukti audit dan pengembangan temuan yang berkaitan dengan tujuan audit, pada tahap audit lanjutan
  4. Menarik kesimpulan berdasarkan bukti-bukti (temuan) audit yang berhasil dikumpulkan.
  5. Merumuskan rekomendasi
  6. Menyatakan ruang lingkup audit yang telah dilakukan

Sesuai dengan tahap audit, auditor mengorganisasikan laporan hasil auditnya berdasarkan apa yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit.

 

Penyajian Laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna

Penyajian dengan menggunakan cara ini menitikberatkan pada kepentingan para pengguna laporan hasil audit. Umumnya para pengguna laporan lebih berkepentingan terhadap temuan auditnya daripada bagaimana auditor melakukan audit. Dengan demikian dibutuhkan penyajian laporan yang dapat menjawab pertanyaan pengguna laporan dengan cepat, biasanya berupa kesimpulan atas audit yang dilakukan auditor. Dalam penyajian ini, auditor mengikuti format sebagai berikut :

  1. Informasi latar belakang
  2. Kesimpulan audit disertai dengan bukti-bukti yang cukup untuk mendukung kesimpulan audit.
  3. Rumusan rekomendasi
  4. Ruang lingkup audit

Tujuan audit manajemen adalah menemukan kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan berbagai program/aktivitas dalam perusahaan, biasanya pengguna laporan lebih berkepentingan pada hasil audit (temuan audit) yang merupakan indikasi terjadinya berbagai kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan program/aktivitas dalam perusahaan. Oleh karena itu, dalam buku ini penyajian laporan diarahkan pada cara penyajian yang kedua yaitu penyajian laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna.

Informasi Latar Belakang

Informasi latar belakang merupakan informasi umum tentang perusahaan dan program/aktivitas yang diaudit. Pada bagian ini auditor harus mampu memberikan gambaran umum tentang tujuan dan karakteristik perusahaan serta program/aktivitas yang diaudit, sifat, ukuran program, serta organisasi manajemennya. Pada bagian ini juga disajikan apa alasan yang mendasari dilakukannya audit manajemen.

Kesimpulan dan Temuan Audit

Untuk menyakinkan pengguna laporan audit, auditor harus menyajikan temuan-temuan yang diperoleh sebagai pendukung setiap kesimpulan yang dibuat. Kesimpulan dalam audit manajemen selalu dibuat berdasarkan temuan-temuan yang diperoleh pada saat melakukan audit, baik itu temuan yang berhubungan dengan kriteria, penyebab, maupun akibat. Dalam menyajikan temuan audit, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

  1. Judul bab harus mengindentifikasi pokok persoalan dan sedapat mungkin juga arah dari temuan
  2. Pokok-pokok setiap temuan harus diikhtisarkan secara singkat dan harus mengungkapkan kepada pengguna akan adanya uraian yang mendukung dan menjelaskan pokok-pokok temuan tersebut.
  3. Auditor harus menggambarkan kepada pengguna laporan tentang hal-hal yang ditemukan baik bersifat negative maupun positif, apa penyebab, dan akibat dari temuan tersebut.
  4. Dalam penyajian temuan ini auditor juga harus mempertimbangkan dan mengevaluasi komentar para pihak yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit.
  5. Semua penyajian temuan harus diakhiri dengan suatu pernyataan yang menjelaskan sikap akhir auditor atas dasar pertimbangan yang matang terhadap informasi yang diperoleh.

 

Rumusan Rekomendasi

Rekomendasi merupakan saran perbaikan yang diberikan auditor atas berbagai kekurangan/kelemahan yang terjadi pada program/aktivitas yang diaudit. Auditor harus memberikan rekomendasi kepada atasan dari pengelola program/aktivitas yang diaudit. Rekomendasi harus disertakan dalam laporan hasil audit. Setiap rekomendasi yang diajukan oleh auditor harus dilengkapi dengan analisis yang menyangkut adanya peningkatan ekonomisasi, efisiensi, atau efektivitas yang akan dicapai pada pelaksanaan program/aktivitas serupa di masa depan atau juga termasuk berbagai kemungkinan kerugian yang akan terjadi pada perusahaan jika rekomendasi tersebut tidak dilaksanakan. Agar mudah dipahami oleh pengguna laporan, rekomendasi seharusnya disusun dengan kalimat yang operasional dan tidak teoritis.

Walaupun pelaksanaan rekomendasi tersebut sepenuhnya merupakan kewenangan manajemen perusahaan, sebenarnya auditor juga berkepentingan terhadap dilaksanakannya rekomendasi tersebut. Oleh karena itu, dalam proses audit komunikasi yang konstruktif harus dilakukan oleh auditor dengan berbagai pihak yang ada dalam perusahaan terutama yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit. Pengomunikasian hasil temuan mutlak harus dilakukan di mana auditor harus mendapatkan komentar yang seimbang berkaitan dengan berbagai temuan dari berbagai pihak yang berhubungan dengan permasalahan-permasalahan tersebut. Sebelum mengajukan rekomendasi final di dalam laporannya, auditor terlebih dahulu mendiskusikannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Dengan demikian diharapkan rekomendasi tersebut diterima dan dilaksanakan dengan penuh komitmen dan tanpa keterpaksaan.

Ruang lingkup Audit

Ruang lingkup audit menunjukkan berbagai aspek dari program/aktivitas yang diaudit dan periode waktu dari program/aktivitas yang diaudit oleh auditor. Pada bagian ini juga harus disajikan seberapa mendalam audit tersebut dilakukan. Untuk hal-hal yang tidak masuk dalam ruang lingkup audit ini, sebaiknya tidak disajikan di dalam laporan yang dibuat supaya tidak mengaburkan pemahaman pengguna laporan terhadap hasil audit yang disajikan auditor.

  1. Tips untuk Penulisan Laporan Audit

Sebuah artikel di dalam audit menguraikan serangkaian tips umum dan tips khusus dalam penulisan dan pengeditan laporan audit. Tips tersebut adalah :

  1. Perlahan-lahan. Pikirlah sebelum anda menulis. Tulislah apa yang ingin anda tulis
  2. Menulislah untuk pembaca anda yang paling tidak terinformasi. Sederhanakanlah apa yang hendak anda tulis
  3. Jika sesuatu hal tampaknya tidak begitu jelas bagi anda ketika anda menuliskannya. Lakukanlah penulisan ulang sampai hal tersebut jelas.
  4. Tujuan penulisan anda kepada para pendengar anda
  5. Gunakanlah manual gaya penulisan yang baik dan sering-seringlah menjadikannya sebagai referensi. Selalu siapkan satu manual di samping anda
  6. Cobalah untuk menulis dan mengeditnya di pagi hari ketika pikiran anda masih relative jernih
  7. Ketika melakukan pengeditan, telaah setiap dokumen paling sedikit tiga kali :
  • Untuk mendapatkan pemahaman umum atas apa yang dikatakan
  • Untuk menentukan apakah setiap kalimat itu dibutuhkan dan menyampaikan secara tepat apa yang hendak disampaikan.
  • Untuk menilai gaya, bentuk, dan tata bahasa.
  1. Percayalah pada pertimbangan anda walaupun menyakitkan
  2. Jelaskan mengapa anda membuat pengubahan pada laporan. Hal ini dapat menjadi suatu proses pembelajaran
  3. Tetap lakukan usaha yang terbaik

Beberapa komentar tambahan untuk meningkatkan penulisan anda dapat termasuk:

  • Isi dan alur pemikiran adalah kriteria yang paling penting dari draft pertama
  • Lihatlah dengan pandangan yang segar. Lakukan baca ulang setelah beberapa waktu untuk melihat apakah masih menyampaikan pemikiran-pemikiran yang diinginkan
  • Jika ragu-ragu, keluarkan unsur tersebut dari laporan
  • Jagalah tetap sederhana, jelas, dan singkat
  • Lakukan pengeditan untuk tata bahasa, penampilan dan konsistensi
  1. Strategi yang efektif dalam penulisan laporan

Serangkaian strategi yang efektif untuk penulisan laporan audit baru-baru ini dibahas dalam sebuah surat kabar Internal Auditing oleh Warren Gorham & Lamont. Secara substantif, berikut ini adalah hal-hal yang ditekankan :

  • Penulisan singkatan secara penuh sebaiknya dilakukan ketika singkatan tersebut pertama kali digunakan dalam sebuah laporan. Jika terdapat banyak singkatan, gunakan lampiran untuk ke semuanya
  • Rekomendasi hendaknya secara seksama menguraikan prosedur yang akan menyelesaikan masalah
  • Rekomendasi hendaknya menyelesaikan masalah dasarnya, bukan masalah-masalah di permukaan atau gejala-gejalanya
  • Rekomendasi hendaknya diberikan pada segmen dari organisasi klien yang memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya
  • Respon-respon klien atas temuan sebaiknya dimasukkan dalam laporan
  • Sebuah temuan audit sebaiknya menggambarkan hanya satu sisi situasi
  • Bahasa yang digunakan sebaiknya objektif dan tidak menghakimi
  • Gunakan kamus yang telah diperbaharui
  • Buatlah kerangka pikiran dari laporan sebelum memulai membuat dan menuliskannya
  • Gunakan paragraph-paragraf pendek
  • Gunakan poin-poin untuk hal-hal pendek daripada menggunakan kalimat
  • Tempatkan tabel-tabel panjang dalam lampirannya
  • Kelompokkan temuan-temuan yang serupa bersama-sama
  • Tempatkan temuan yang paling penting pada awal laporan
  • Masukkan sebuah ringkasan eksekutif yang berisi temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi
  • Untuk penekanan, gunakan bullet point, garis bawah, dan jenis huruf cetak tebal atau miring.

 

 Diskusi dengan klien

Penelaahan-penelaahan awal draft laporan bersifat konstruktif di mana auditor dank lien bertemu untuk menetapkan fakta-fakta, mengevaluasi rekomendasi, dan menetapkan nada laporan yang dibuat. Penelaahan draft laporan yang dikeluarkan merupakan reaksi atas rekomendasi dan mungkin menggunakan pendekatan yang depensif. Setelah sebuah laporan rutin selesai dibuat draftnya, penelaahan oleh klien mungkin menjadi sebuah langkah yang tepat. Ia akan menjadi jaminan untuk memastikan aspek-aspek penting dari operasi yang diaudit.

0 Comments

Lewat ke baris perkakas